AWDoc, domande e risposte
Perché utilizzare AWDoc per organizzare le riunioni del CDA?
AWDoc offre cinque vantaggi chiave per una gestione efficace e sicura delle riunioni del consiglio di amministrazione:
Perché scegliere AWDoc se partecipi alle riunioni del CDA?
AWDoc offre sei motivi concreti per semplificare e rendere più sicura la partecipazione ai consigli di amministrazione:
Come membro del CDA, come posso ricevere la documentazione senza incorrere nel rischio di furti di informazioni?
Tutti i documenti sono cifrati all’origine, sono distribuiti su canali sicuri e vengono decifrati solo al momento dell’apertura sul PC, tablet o smartphone utilizzato per la consultazione. Non sono mai memorizzati in chiaro su questi dispositivi. In caso di smarrimento del dispositivo non potranno essere aperti. Il PIN di AWDoc è l’unica credenziale che consente l’accesso e, se mantenuta riservata, garantisce che nessuno possa accedere al contenuto dei documenti, nemmeno accedendo al dispositivo in modo fraudolento.
Come avviene la convocazione di un CDA?
Viene creata la cartella del CDA e tutte le sottocartelle che rappresentano i punti in discussione. Ad ogni sottocartella può essere associata una descrizione che introduce l’argomento. In ogni sottocartella vengono inseriti i documenti da esaminare. Ad ogni documento può essere inserito un commento che riassume l’argomento. Una volta completata la struttura questa viene automaticamente trasformata in un ordine del giorno che viene reso disponibile sul client AWDoc. In aggiunta tramite la funzione di notifica può essere inviata una mail contenente l’elenco dei documenti e delle informazioni inserite a tutti i destinatari (ovvero gli utenti che hanno diritto di lettura sulla cartella CDA automaticamente individuati).
Le riunioni del CDA vengono svolte spesso in videoconferenza con condivisione dello schermo: è l’unica soluzione?
Non necessariamente. Sebbene strumenti come Skype e altre piattaforme di videoconferenza siano diffusi e offrano molte funzionalità, richiedono connessioni internet stabili e veloci, non sempre disponibili per chi lavora da casa. Quando l’obiettivo principale è discutere documenti di lavoro, la condivisione dello schermo può risultare limitante. Con la modalità Meeting di AWDoc, è possibile gestire riunioni collaborative anche solo tramite audio, utilizzando uno smartphone e una connessione di base, garantendo qualità e continuità nella discussione dei documenti.
Basta uno smartphone e una connessione standard per partecipare alle riunioni del CDA?
Sì. AWDoc consente di discutere documenti condivisi anche solo via audio, garantendo un’elevata qualità del suono e un consumo minimo di dati. I documenti, già sincronizzati su tutti i dispositivi, possono essere consultati anche con connessioni lente o instabili. Inoltre, la modalità Meeting può essere affiancata a una videoconferenza tradizionale, che viene alleggerita dal carico della condivisione dei file, migliorando l’esperienza complessiva dell’utente.
Cos’è la modalità Relatore?
La modalità Relatore consente di gestire in modo centralizzato la consultazione dei documenti durante la riunione. Il relatore apre il meeting e guida i partecipanti nella visualizzazione sincronizzata dei file: quando cambia pagina o evidenzia una sezione, tutti vedono la stessa schermata in tempo reale, indipendentemente dal dispositivo utilizzato. Il relatore può inoltre trasferire il controllo a un altro partecipante, rendendo le presentazioni collaborative e ordinate.
Il relatore di una riunione può evitare di mostrare i documenti in videoconferenza?
Gestire una riunione da remoto con AWDoc è possibile anche senza un sistema di videoconferenza, associando la visualizzazione dei documenti ad una comune audioconferenza, ormai disponibile su qualsiasi sistema e normalmente gestita anche dai centralini aziendali. Il relatore apre una sessione meeting e tutti i partecipanti che si collegano vedranno automaticamente il documento aperto dal relatore, che potrà sfogliare le pagine in modo sincrono per tutti i partecipanti indipendentemente dal tipo di dispositivo che utilizzano (PC, tablet, smartphone). Il relatore può evidenziare aree della pagina mostrata e passare il controllo ad un altro relatore.
Un utente non amministratore può inserire documenti in AWDoc?
L’amministratore del dominio ha la facoltà di abilitare gli utenti all’upload di documenti. La funzione è disponibile sui client PC e MAC e da interfaccia WEB. L’utente accede con le sue credenziali, seleziona la categoria logica in cui vuole inserire uno o più documenti contemporaneamente ed effettua l’invio. Le categorie sono selezionabili dall’utente esclusivamente tra quelle a lui visibili e sulle quali sono stati attribuiti i diritti di upload.
Ho smarrito il tablet con un documento aperto: è una compromissione della sicurezza?
No, dopo un certo tempo di inattività su una pagina aperta o se l’app AWDoc viene ridotta a icona, viene rinnovata la richiesta del PIN di accesso. I documenti non aperti e disponibili off-line sul dispositivo sono cifrati e anche in caso di manomissione del dispositivo da parte di hacker saranno illeggibili.
Posso invitare alla riunione un consulente esterno all’organizzazione?
Certo, basta attivarlo e inviargli le credenziali di accesso. Potrà accedere ai documenti a cui sarà abilitato, che potranno essere impostati per una visualizzazione ristretta ad un range temporale predefinito.
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