Perché scegliere AWDoc

Archiviazione e catalogazione automatica

AWMail consente di archiviare email e PEC da qualsiasi casella, indipendentemente dal provider, con una categorizzazione multilivello basata su criteri personalizzati o “by example”. Gli allegati vengono estratti e archiviati automaticamente, integrandosi perfettamente con il sistema documentale AWDoc per garantire accesso immediato e sicurezza dei dati.

Indicizzazione e ricerca avanzata

Tutti i messaggi e i relativi allegati sono indicizzati, permettendo ricerche full-text su tutto l’archivio. Le ricerche frequenti possono essere salvate come cartelle virtuali dinamiche, aggiornate costantemente per facilitare la consultazione dei dati.

Conformità normativa (PEC e GDPR)

AWMail assicura la conservazione sostitutiva a norma di legge per le PEC, garantendo la validità legale per dieci anni. La piattaforma tutela tracciabilità, immutabilità e integrità dei messaggi e dei certificati digitali, proteggendo i dati secondo i requisiti GDPR.

Un assistente silenzioso e affidabile

La piattaforma opera in background, elaborando automaticamente le caselle senza interrompere l’attività dell’utente, che può continuare a utilizzare il proprio client di posta abituale.

Gestione centralizzata e dashboard di controllo

AWMail permette di configurare centralmente le caselle e le politiche di archiviazione, monitorando in tempo reale i processi attivi. Le notifiche automatiche avvertono di eventuali problemi, come credenziali scadute o errori di archiviazione, semplificando la gestione quotidiana.

Un hub per tutte le caselle aziendali

La piattaforma centralizza la gestione di caselle funzionali come amministrazione@… o protocollo@…, consentendo l’accesso configurabile per gruppi o singoli utenti senza l’uso di alias, migliorando sicurezza e collaborazione.

Automazione dei processi ricorrenti

Attraverso plug-in personalizzati, AWMail automatizza flussi di lavoro legati allo scambio di email, come approvazione di documenti, gestione delle richieste di acquisto o digitalizzazione del libro firma, ottimizzando i processi aziendali.

Analisi forense e produzione documentale

Il sistema supporta la creazione di fascicoli tematici utili per contenziosi o audit, archiviando i messaggi sia in formato nativo che in PDF. Grazie a strumenti avanzati di selezione e ricerca, AWMail permette di produrre documentazione accurata e verificabile in tempi rapidi.